نرم افزار اتوماسیون اداری
تحولات فنآوری به
ویژه فنآوری اطلاعات در دو دهه اخیر، شیوههای مدیریت سازمانها را تحت
تاثیر قرار داده است. در واقع دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک
معروف شده، نوید دهنده جهانی نو با شیوههای به کارگیری اطلاعات است.
مفاهیمی از قبیل خودکارسازی ادارات و ادارات بدونکاغذ هر روز بیش از پیش
مطرح شده و طرفداران زیادی را به سوی خود جلب کرده است.
نرمافزار اتوماسيون اداري تحت
وب شماران سیستم نرمافزاری قدرتمند جهت انجام امور ادارى، دبیرخانه، چرخه
مكاتبات و همچنین ابزارى کارا جهت انجام کلیه فرآیندهای عملیاتی و نظارت بر
گردش کار در سازمان مىباشد، به طوريكه تمام فعالیتها همانند ورود نامه،
ثبت نامه، ارجاعات، رونوشتها، تاريخچه نامه، فرمها، گردش عملیات، کارتابل
و ... توسط سيستم، ثبت و کنترل ميگردد. امکان ارتباط با فرم ساز، گزارش
ساز و همچنین موتور گردش کار(Workflow) از ویژگیهای مهم و برجسته این
نرمافزار میباشد. علاوه برآن این نرمافزار برای شرکتهایی که دارای
فرآیندهای عملیاتی باشند نیز کاربرد دارد. به عبارت دیگر امکانات جنبی و
متنوع این نرمافزار مانند اتصال به نرمافزار هوشمند مدیریت فرآیندهای کسب
و کار شماران، کاربران و مدیران را از استفاده از سایر نرمافزارهای مرتبط
بی نیاز میسازد و کلیه عملیات جاری سازمان از طریق این سیستم قابل انجام و
پیگیری میباشد.
- تعریف چارت سازمانی
- مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
- ایجاد فرمهای دلخواه توسط مدیر سیستم (فرم ساز)
- تعریف گردش کار فرمها توسط مدیر سیستم (WorkFlow)
- امکان خروج موقت از WorkFlow و برگشت مجدد به WorkFlow (مواردی که نیاز
است چرخش نامه و یا فرم از روال دیگری به لحاظ چارت سازمانی طی شود)
- امکان ایجاد کارتابل برای افراد خارج از سازمان مانند پیمانکاران، تامین کنندگان، مشاوران و ... (استفاده از B2B)
- پروتکل ECE
- امکان معرفی فوریت فرمها مانند عادی، فوری، آنی و .....
- امکان تایید، برگشت و مردودی هر فعالیت (task)
- ایجاد کارتابل برای هر کاربر
- تغییرکارتابل متناسب با سلیقه هر کاربر
- ثبت نامههای وارده
- ثبت نامههای صادره
- بایگانی نامهها
- بایگانی شخصی
- فراخوان نامهها و پروندهها از بایگانی
- ارجاع نامههای داخلی به کاربران
- ثبت دفاتر اندیکاتور
- ایجاد دبیرخانههای مختلف
- ثبت نامههای وارده و صادره به تفکیک هر دبیرخانه
- مدیریت مدارک و مستندات (آرشیو فنی)
- ایجاد پرونده متمرکز و غیرمتمرکز برای اشخاص حقیقی، حقوقی و کارکنان و . . .
- تعریف جانشین
- تعریف دفترچه تلفن
- ارتباط تصویری و متنی
- امکان ارسال پیام کاربران به یکدیگر
- ثبت دفتر قرارها
- ثبت صورت جلسات
- پیگیری صورت جلسات
- مدیریت دانش
- صندوق پیشنهادات
- ایجاد تابلو اعلانات
- درج و اطلاع رسانی از بخشنامهها
- گالری عکس
- امکان ثبت مراجعات و تماسها
- ایجاد یادآور برای هر کاربر
- امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمه)
- امکان ایجاد تقویم روز، هفته، ماه و سال
- افزودن ضمایم مختلف به فرمها و نامهها
- امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات بر حسب موضوع آنها
- دریافت و ارسال فکس
- ارسال Email
- گزارش نامه های وارده و صادره
- گزارش نامه های داخلی
- گزارش پرونده اشخاص و شرکتها
- گزارشات عملکرد کاربر روی کارتابل (ایجاد، مشاهده، ارجاع و .....)
- گزارات کارتابل صادره و وارده
- گزارش دفاتر اندیکاتور
- گزارشات نامههای عبور شده از هر کارتابل
- امکان پیگیری وضعیت هر نامه
- گزارشگیری از انواع فرمها
- تعریف چارت سازمانی
- مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
- ایجاد فرمهای دلخواه توسط مدیر سیستم (فرم ساز)
- تعریف گردش کار فرمها توسط مدیر سیستم (WorkFlow)
- امکان خروج موقت از WorkFlow و برگشت مجدد به WorkFlow (مواردی که نیاز
است چرخش نامه و یا فرم از روال دیگری به لحاظ چارت سازمانی طی شود)
- امکان ایجاد کارتابل برای افراد خارج از سازمان مانند پیمانکاران، تامین کنندگان، مشاوران و ... (استفاده از B2B)
- پروتکل ECE
- امکان معرفی فوریت فرمها مانند عادی، فوری، آنی و .....
- امکان تایید، برگشت و مردودی هر فعالیت (task)
- ایجاد کارتابل برای هر کاربر
- تغییرکارتابل متناسب با سلیقه هر کاربر
- ثبت نامههای وارده
- ثبت نامههای صادره
- بایگانی نامهها
- بایگانی شخصی
- فراخوان نامهها و پروندهها از بایگانی
- ارجاع نامههای داخلی به کاربران
- ثبت دفاتر اندیکاتور
- ایجاد دبیرخانههای مختلف
- ثبت نامههای وارده و صادره به تفکیک هر دبیرخانه
- مدیریت مدارک و مستندات (آرشیو فنی)
- ایجاد پرونده متمرکز و غیرمتمرکز برای اشخاص حقیقی، حقوقی و کارکنان و . . .
- تعریف جانشین
- تعریف دفترچه تلفن
- ارتباط تصویری و متنی
- امکان ارسال پیام کاربران به یکدیگر
- ثبت دفتر قرارها
- ثبت صورت جلسات
- پیگیری صورت جلسات
- مدیریت دانش
- صندوق پیشنهادات
- ایجاد تابلو اعلانات
- درج و اطلاع رسانی از بخشنامهها
- گالری عکس
- امکان ثبت مراجعات و تماسها
- ایجاد یادآور برای هر کاربر
- امکان تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی، هجری (چند تقویمه)
- امکان ایجاد تقویم روز، هفته، ماه و سال
- افزودن ضمایم مختلف به فرمها و نامهها
- امکان جستجوی سریع مکاتبات و مستندات بر حسب موضوع آنها
- دریافت و ارسال فکس
- ارسال Email
- گزارش نامه های وارده و صادره
- گزارش نامه های داخلی
- گزارش پرونده اشخاص و شرکتها
- گزارشات عملکرد کاربر روی کارتابل (ایجاد، مشاهده، ارجاع و .....)
- گزارات کارتابل صادره و وارده
- گزارش دفاتر اندیکاتور
- گزارشات نامههای عبور شده از هر کارتابل
- امکان پیگیری وضعیت هر نامه
- گزارشگیری از انواع فرمها